Relativa al trattamento dei dati personali di dipendenti e collaboratori di clienti e prospect BtoB, fornitori e potenziali fornitori

Il Regolamento Europeo (UE) 2016/679 (“GDPR”) stabilisce norme relative alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché norme relative alla libera circolazione di tali dati. Nel rispetto del principio di trasparenza di cui all’art. 5 GDPR si informa che SOLUTION AND MORE SRL in fase di trattative precontrattuali, durante l’esecuzione di un contratto con i
propri clienti BtoB e fornitori, o in esecuzione di controlli, verifiche o Audit a cui è sottoposta o, ancora, nel corso di confronti d’offerta (di seguito, in generale, la “Relazione commerciale”) tratta dati personali (“Dati”) riguardanti: a) il titolare, se pertinente (es. ditta individuale, studio professionale); b) il legale rappresentante e i dipendenti/collaboratori (di seguito “Interessati”) di imprese clienti/prospect BtoB o di fornitori/potenziali fornitori (di seguito, per brevità, “Partner Commerciale”). Il Titolare fornisce, pertanto, agli Interessati le seguenti informazioni in merito al trattamento dei loro Dati. La presente informativa non esclude che ulteriori informazioni sul trattamento dei Dati siano fornite agli Interessati, anche con modalità e tempistiche differenti. Per ogni informazione, dubbio o chiarimento in merito al trattamento dei Dati, nonché per esercitare i diritti che sono riconosciuti agli Interessati dal GDPR, è possibile contattare il Titolare del trattamento con le modalità di seguito indicate.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

SOLUTION AND MORE SRL 
C.F./P.IVA.: 11885511003
con sede legale in Viale XI febbraio 1B
CAP 36061 Bassano del grappa (VI) 

(di seguito “Società” o “Titolare”)


MODALITÀ DI CONTATTO DEL TITOLARE
Raccomandata A/R alla sede legale
E-mail al seguente indirizzo: dpo.sam@sam23.it

CATEGORIE DI DATI TRATTATI, FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E RELATIVE BASI GIURIDICHE

1. Se pertinente (es. Relazione commerciale con ditta individuale), Dati personali comuni del titolare del Partner Commerciale, consistenti in: dati identificativi (nome, cognome); dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail); ruolo.

I Dati sono trattati per instaurare / dare esecuzione alla Relazione commerciale tra la Società ed il Partner Commerciale, presso cui l’interessato riveste il ruolo di titolare.

Il trattamento dei Dati è necessario, a seconda dei casi: all'esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (art. 6, par. 1, lett. b), GDPR); per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

2. Dati personali comuni del legale rappresentante e/o di dipendenti/ collaboratori del Partner Commerciale, consistenti in: dati identificativi (nome e cognome); dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail); dati relativi alla mansione svolta.

I Dati sono trattati per instaurare / dare esecuzione alla Relazione commerciale tra il Titolare ed il Partner Commerciale, presso cui l’interessato svolge la propria attività lavorativa/collabora.

Il trattamento dei Dati è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare, consistente nell’instaurazione e nella piena e corretta esecuzione alla Relazione commerciale, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

3.  Dati personali comuni dei soggetti di cui ai punti precedenti, consistenti in dati identificativi e di contatto e dati relativi alla mansione svolta.

Se pertinente, i Dati saranno altresì trattati:

• (es. potenziali fornitori) in fase antecedente alle trattative precontrattuali, al fine di eseguire confronti d’offerta;
• per l’esecuzione di controlli, verifiche o Audit a cui è sottoposto il Titolare;
• per esercitare o difendere un diritto del Titolare relativamente alla Relazione Commerciale.

Il trattamento dei Dati è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare, consistente nella realizzazione delle specifiche finalità indicate a margine, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I Dati sono trattati per instaurare / dare esecuzione alla Relazione commerciale tra la Società ed il Partner Commerciale, presso cui l’interessato riveste il ruolo di titolare.

I Dati sono trattati per instaurare / dare esecuzione alla Relazione commerciale tra il Titolare ed il Partner Commerciale, presso cui l’interessato svolge la propria attività lavorativa/collabora.

Se pertinente (es. potenziali fornitori), i Dati saranno altresì trattati:

• in fase antecedente alle trattative precontrattuali, al fine di eseguire confronti d’offerta;
• per l’esecuzione di controlli, verifiche o Audit a cui è sottoposto il Titolare;
• per esercitare o difendere un diritto del Titolare relativamente alla Relazione Commerciale.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei Dati è necessario, a seconda dei casi: all'esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (art. 6, par. 1, lett. b), GDPR); per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

Il trattamento dei Dati è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare, consistente nell’instaurazione e nella piena e corretta esecuzione alla Relazione commerciale, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

Il trattamento dei Dati è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare, consistente nella realizzazione delle specifiche finalità indicate a margine, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI.
I Dati sono conservatiper tutta la durata della Relazione commerciale e per i dieci anni successivi alla sua interruzione, in conformità a quanto richiesto dalla vigente legislazione civile, fiscale e amministrativa. I Dati trattati nella fase antecedente alla stipula di un contratto con il Partner Commerciale o per attività di verifica, controllo e Audit saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla realizzazione delle suddette finalità.Decorsi i suddetti termini di conservazione, i Dati saranno distrutti o resi anonimi.Tempi di conservazione diversi da quelli sopraindicati potranno essere determinati da specifiche norme di legge, da legittime richieste/ordini delle Autorità ovvero dalla partecipazione del Titolare a procedimenti giudiziari che implichino il trattamento dei Dati.

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei Dati è effettuato con modalità cartacee e telematiche nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, delle misure tecniche e organizzative di cui all’art. 32.1 del GDPR, con l’osservanza di misure cautelative che ne garantiscano integrità, riservatezza e disponibilità. I trattamenti di cui alla presente Informativa non sono oggetto di processi decisionali automatizzati.

CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI
I Dati non sono diffusi. I Dati sono trattati da soggetti appositamente autorizzati dal Titolare, che hanno ricevuto specifiche istruzioni operative ai sensi dell’art. 29 GDPR.

I Dati possono essere conosciuti da soggetti esterni alla Società che trattano i Dati per conto del Titolare in qualità di Responsabili del trattamento (es. fornitori di servizi informatici) ovvero che sono legittimati a conoscerli in qualità di autonomi titolari del trattamento (es. Istituti di credito, consulenti). Si informa che l’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento nominati ai sensi dell’art. 28 GDPR è custodito presso il Titolare ed è consultabile su richiesta dell’Interessato.

FONTE DA CUI HANNO ORIGINE I DATI e NATURA DEL CONFERIMENTO
A seconda dei casi, i Dati sono conferiti dal Partner Commerciale oppure raccolti direttamente presso gli interessati. Il conferimento dei Dati è necessario per la realizzazione delle finalità di cui alla presente Informativa; il rifiuto di fornirli comporterà l’impossibilità per il Titolare di instaurare/dare piena e corretta esecuzione alla Relazione commerciale.

TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI VERSO PAESI TERZI
Il Titolare non intende, allo stato, trasferire i dati verso paesi non appartenenti all’Unione Europea/Spazio SEE. In ogni caso, il Titolare assicura che eventuali trasferimenti di tal genere avverranno nel pieno rispetto delle condizioni di cui al Capo V del GDPR (artt. 44 e ss.), al fine di assicurare che il livello di protezione delle persone fisiche garantito dal GDPR non sia pregiudicato. Il trasferimento avverrà dunque verso Paesi che la Commissione Europea ha ritenuto garantiscano un livello di protezione adeguato, in conformità a quanto stabilito dall’art. 44 GDPR oppure nel rispetto di specifiche clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46 GDPR, a condizione che il destinatario dei dati fornisca garanzie adeguate e che gli interessati dispongano di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi. Eventuali deroghe a quanto sopra avverranno solo nel rispetto dell’art. 49 GDPR.

DIRITTI DELL'INTERESSATO - RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO
Inviando una raccomandata A/R alla sede legale della Società o una comunicazione a mezzo e-mail all’indirizzo indicato nella sezione “Modalità di contatto del Titolare” l’Interessatopuò chiedere, in qualsiasi momento, al Titolare:

a) l’accesso ai Dati che lo riguardano;

b) la rettifica dei Dati;

c) la cancellazione dei Dati, nei limiti previsti dal GDPR;

d) la limitazione del trattamento dei Dati, qualora ricorrano le condizioni di cui all’art. 18 GDPR;

e) la portabilità dei Dati in un formato strutturato, nei casi di cui all’art. 20 GDPR;

f) l’opposizione al trattamento dei Dati, ai sensi dell’art. 21 GDPR.

Qualora l’Interessato ritenga che il trattamento dei Dati violi il GDPR, egli ha altresì il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo. Si informa che, in Italia, tale Autorità è rappresentata dal Garante per la Protezione dei dati personali, con sede a Roma.